Guia
Controle de estoque para pequenas empresas: o guia prático.
O que registrar, como calcular o estoque mínimo e o ponto de pedido, quando contar e quando a planilha deixa de servir, com exemplos em números inteiros.
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Conceito
O que é controle de estoque
Controlar o estoque é saber, a qualquer momento, quanto você tem de cada produto e onde ele está, e conseguir explicar como chegou nesse número. O saldo de hoje é o saldo de ontem, mais o que entrou, menos o que saiu.
A conta é simples. O que dá trabalho é a disciplina: cada entrada, saída e mudança de lugar precisa ser registrada quando acontece, por quem fez. Quando isso falha, o número do sistema e o da prateleira se separam, e a empresa passa a vender o que não tem, comprar o que já tem e deixar dinheiro parado na prateleira.
Um bom controle de estoque responde a quatro perguntas:
- Quanto tenho de cada produto, em cada local?
- O que preciso comprar, e quando?
- Quanto dinheiro está parado no estoque?
- O que sumiu, e por quê?
Registros
Os quatro registros que sustentam o controle
Todo controle de estoque, no caderno, na planilha ou num sistema, se apoia em quatro tipos de registro:
- Entrada: compra recebida, devolução de cliente ou saldo inicial. Entra num local, com quantidade, data e origem, como a nota do fornecedor.
- Saída: venda, perda, avaria ou uso interno. Sai de um local, e nunca pode deixar o saldo negativo.
- Transferência: mudança de lugar, de um depósito para outro. O total da empresa não muda; o saldo de cada local, sim.
- Ajuste: a correção que nasce de uma contagem, quando o físico e o registrado não batem. Todo ajuste precisa de motivo.
Duas regras valem para os quatro: nada se apaga, porque um erro se corrige com o registro inverso, explicado; e cada registro tem autor. É isso que permite achar a causa de uma diferença semanas depois.
No Sigco, as quatro operações ficam em Movimentações, com filtro por tipo e por depósito. A venda, a compra recebida e a contagem geram os próprios registros, sem ninguém lançar de novo.
Cadastro
Cadastro de produtos: onde a maioria dos erros começa
Boa parte das diferenças de estoque nasce no cadastro, e não na operação. Cinco cuidados evitam a maioria delas:
- Um código único por produto (SKU). Nunca dois produtos com o mesmo código, nem o mesmo produto com dois códigos.
- Uma unidade por produto. Se você compra em caixa e vende na unidade, decida em qual unidade o produto é controlado, ou cadastre a caixa e a unidade como produtos separados e registre a abertura de cada caixa.
- Cada variação é um produto. O caderno de 96 folhas e o de 200 folhas têm saldos diferentes, então são dois produtos.
- Código de barras preenchido. Com o GTIN no cadastro, o leitor encontra o produto sem digitação, e acaba a venda do item errado.
- Custo e preço atualizados. Sem custo, não há como saber o valor do estoque nem o lucro de cada venda.
No Sigco, as quantidades são sempre inteiras: o que é medido é contado na menor unidade que você movimenta, como o metro de fio ou o frasco de óleo.
Quando comprar
Estoque mínimo, ponto de pedido e estoque de segurança
Três números decidem quando comprar, e todos partem do mesmo dado: quanto você vende por dia, em média.
Consumo médio por dia = unidades vendidas no período ÷ dias do período
O estoque de segurança é a folga para os imprevistos, como o fornecedor que atrasa ou a semana de venda acima do normal:
Estoque de segurança = consumo médio por dia × dias de folga
O ponto de pedido é o saldo em que você precisa comprar para a mercadoria chegar antes de acabar:
Ponto de pedido = consumo médio por dia × prazo de entrega em dias + estoque de segurança
O estoque máximo é o teto, para não empatar dinheiro: o ponto de pedido mais a quantidade que você costuma comprar de uma vez.
Exemplo com números inteiros
Uma loja vendeu 180 filtros em 30 dias, ou seja, 6 por dia. O fornecedor entrega em 5 dias, e a loja quer 3 dias de folga.
- Estoque de segurança: 6 × 3 = 18 filtros.
- Ponto de pedido: 6 × 5 + 18 = 48 filtros.
- Comprando 60 de cada vez, o estoque máximo fica em 48 + 60 = 108 filtros.
Arredonde sempre para cima: o estoque é contado em unidades inteiras, e faltar custa mais do que sobrar uma unidade. Revise esses números a cada estação, porque a venda de dezembro não é a de março.
No Sigco, o campo Estoque mínimo de cada produto dispara o aviso: quando o saldo total fica igual ou abaixo dele, o produto aparece em Repor agora, no sino e em Reposição necessária. Cadastre o ponto de pedido como o mínimo, e o aviso chega na hora de comprar.
Inventário
Inventário: como e quando contar o estoque
O registro diz quanto deveria haver; a contagem diz quanto há. De tempos em tempos, os dois precisam se encontrar:
- Conte um local de cada vez, e registre cada parte logo depois de contá-la, antes de vender o que acabou de contar.
- Conte na unidade do cadastro: caixa fechada como caixa, unidade solta como unidade.
- Reconte as maiores diferenças antes de ajustar.
- Ajuste com motivo, e investigue as faltas que se repetem.
Uma contagem completa pelo menos uma vez por ano, com contagens mais frequentes nos locais de muito giro, dá conta da maioria das pequenas empresas. O passo a passo e um checklist completo estão na página de contagem de estoque.
Dinheiro parado
Quanto vale o seu estoque, e quanto tempo ele dura
Estoque é dinheiro parado na prateleira. Duas contas ajudam a enxergá-lo:
Valor do estoque = soma de (saldo × custo unitário) de todos os produtos
Cobertura em dias = saldo ÷ consumo médio por dia
No exemplo dos filtros, com 48 no saldo e 6 vendidos por dia, a cobertura é de 8 dias. Um produto com cobertura de 200 dias está prendendo dinheiro que poderia estar num item que falta.
No Sigco, o cartão Valor do estoque, em Produtos e estoque, multiplica o saldo de cada produto pelo custo unitário cadastrado, somando todos os depósitos. A cobertura em dias não tem relatório próprio: faça a conta com o saldo e com as saídas do histórico exportado em CSV.
Ferramenta
Planilha ou sistema de controle de estoque?
Uma planilha bem feita controla estoque, e para muita empresa pequena ela é o primeiro passo certo. Ela deixa de servir quando:
- mais de uma pessoa lança ao mesmo tempo;
- o estoque está em mais de um lugar;
- a venda precisa baixar o estoque na hora, sem alguém redigitar;
- você precisa saber quem mudou um número, e quando;
- o caixa, as contas a receber e a nota fiscal saem de lugares diferentes.
Nesse ponto, um sistema de controle de estoque e vendas evita o retrabalho: a venda baixa o estoque, a compra recebida dá entrada e a contagem ajusta, cada uma com o seu registro. Se você está nesse momento, veja como funciona a migração da planilha para o Sigco.
Erros comuns
Erros comuns no controle de estoque
- Saída sem registro. A mercadoria sai para uso interno, amostra ou troca, e ninguém anota.
- Unidade trocada. A caixa entra como unidade, ou o contrário, e o saldo se multiplica ou se divide.
- Produto duplicado. O mesmo item cadastrado duas vezes divide o saldo entre dois códigos.
- Ajuste sem motivo. O saldo é corrigido para bater, e a causa da diferença some junto.
- Contagem registrada tarde. A venda feita entre contar a prateleira e registrar a contagem vira uma falta que não existe.
- Estoque mínimo esquecido. O mínimo cadastrado há dois anos não serve para as vendas de hoje.
Por tipo de negócio
Controle de estoque por tipo de negócio
Os princípios são os mesmos, mas cada ramo tem os seus cuidados. Veja as páginas por segmento:
- Distribuidoras e atacado: pedidos dos vendedores, estoque por depósito e faturamento.
- Distribuidoras de bebidas e água: lata, fardo, caixa e galão como produtos separados.
- Lojas e varejo: PDV, caixa e estoque no mesmo lugar.
- Autopeças: busca pelo código e um estoque só com a oficina.
- Oficinas de veículos: as peças da OS saem do estoque no fechamento.
- Material de construção: saco, lata, barra e metro inteiros.
- Papelarias: o estoque preparado para a volta às aulas.
- Restaurantes e alimentação: insumos contados na menor unidade.
E os recursos que valem para todos eles: PDV com controle de estoque, vários depósitos e contagem de estoque.
No Sigco
Como o Sigco ajuda no controle de estoque
O Sigco serve para qualquer empresa com estoque físico que vende. Ele junta num sistema só o estoque, as vendas no balcão e pelos vendedores, as compras e o financeiro, e registra cada movimento com autor e motivo. Nos planos com nota fiscal, o Sigco emite NF-e, NFS-e e NFC-e pelo provedor fiscal integrado, usando o certificado A1 da sua empresa.
Antes de escolher, conheça os limites: as quantidades são sempre inteiras; cada tamanho ou cor é um produto; o Sigco não controla lote, validade nem número de série; não há baixa de insumos por receita ou produção; a ordem de serviço é só para veículos com placa; e ainda não há integração automática com lojas virtuais.
Quer ver na prática? Faça o teste grátis por 7 dias, sem cartão, ou explore a demonstração com dados de exemplo, sem criar conta.
Qual a diferença entre estoque mínimo e ponto de pedido?
O ponto de pedido é o saldo em que você precisa comprar para a mercadoria chegar a tempo, e o estoque de segurança é a folga dentro dele. No Sigco, cadastre o ponto de pedido no campo Estoque mínimo para o aviso chegar na hora de comprar.
De quanto em quanto tempo devo contar o estoque?
Uma contagem completa por ano é o mínimo, e locais com muito giro pedem contagens mensais ou trimestrais. Conte também depois de trocar de sistema ou de reorganizar o depósito.
Planilha serve para controlar estoque?
Serve enquanto uma pessoa lança tudo, num local só. Com mais gente, mais locais ou vendas que precisam baixar o estoque na hora, um sistema evita o retrabalho.
Como calcular o valor do estoque?
Multiplique o saldo de cada produto pelo custo unitário e some tudo. No Sigco, o cartão Valor do estoque faz essa conta com o custo cadastrado.
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